意外と知らないAdobe Acrobatのあれこれ。PDFファイルにこんな使い方があったとは…

意外と知らないAdobe Acrobatのあれこれ。PDFファイルにこんな使い方があったとは… Image: g0d4ather / Shutterstock.com

コミュニケーションのオンライン移行が進み、効率的に仕事を進めることが重視されている今、環境を問わずに情報を共有できるPDFファイルの重要性が改めて高まっています。

PDFの編集や管理を行なえるAdobe Acrobatは、業務でPDFを扱うためには欠かせないツール。その便利な使い方について、25年にわたってAdobe Acrobatに携わってきたAdobeデジタルメディア事業部 Document Cloud プロダクトマーケティングディレクターの山本晶子氏がメディア向け勉強会で語った内容をご紹介します。

1. Office文書を「きちんとPDF化」

WordやPowerPointなどのOffice文書をPDF化する手段はいろいろありますが、「きちんとしたPDF」を作成したいなら、Microsoft Office向けのアドイン「Acrobat PDFMaker」を使うのがおすすめ。

Acrobatの有料版を使っている場合にアドインがインストールされ、Wordなどのアプリ内に「Acrobat」タブが表示されます。

このタブ内の「PDFを作成」からPDF化することで、ページ内のしおりやウェブサイトのURLへのリンクといった構造がきちんと維持された状態のファイルを作成することができます。

さらに、タブ内の「環境設定」では、PDF変換の詳細な形式を選択したり、ファイルを開くときのパスワードの設定や編集を可能にするかどうかといった設定を行なったりも可能。長く使いたいファイルや、広く配布するファイルを作成する場合にも適しています。

2. 編集できないPDFを作成

「PDFファイルは編集できない」と誤解している人も意外と多いようですが、セキュリティ設定を行なっていないPDFの場合、AcrobatなどのPDF編集に対応したアプリケーションを使えば簡単に内容を書き換えることが可能です。

ほかの人が編集できないようにしたい場合は、権限の変更を行ないましょう

1. まず「文書のプロパティ」内の「セキュリティ」タブにある「セキュリティ方法」で「パスワードによるセキュリティ」を選ぶ。

2. 次に表示される画面で「文書の印刷および編集を権限」の項目にチェックを入れ、「変更を許可」で「許可しない」に選択。パスワードを設定することで編集できないPDFをつくることができる。

3. スキャンした書類をきれいに整える

Acrobatなら、紙の書類をスキャナーで取り込んでPDF化したときに、書類が傾いた状態でスキャンされてしまった場合の修正も簡単です。

ツールの「スキャンとOCR」を開き、「スキャンされたファイルを補正」をクリックすれば一瞬で修正が完了。

長押しで表示されるメニューで「テキストを認識」を選んでおけば、補正と同時にOCR(光学文字認識)処理が行なわれて、テキストの選択や読み上げにも対応するようになります。

さらに、同じツール内の「ページをトリミング」アイコンをクリックして範囲を選択すれば、周囲の不要な余白もすばやく取り除くことが可能。きれいな状態で紙の書類をデジタル化して保管できます。

4. 必要なツールを簡単に見つける

Acrobatにはたくさんのツールが用意されているので、すべての機能を把握するのは大変です。

自分が行ないたい操作にどのツールを使えばいいかわからない場合は、ツールを検索してみましょう。

ホーム画面で「すべてのツールを表示」を選んでツールの一覧画面を開いたあと、上部の検索ボックスに操作内容などを入力します。

この検索機能の便利なところは、正確なツール名がわからなくても大まかなキーワードで探せること。

たとえば、「まとめる」と検索することで、複数のファイルを1つのPDFにまとめる「ファイルを結合」ツールを見つけたり、「隠す」と検索することでPDFの保護や墨消しのためのツールを探したりできます。

5.「PDFポートフォリオ」でデータ共有を簡単に

Acrobatには、1つのPDFの中に種類の異なる複数のファイルを格納できる「PDFポートフォリオ」とよばれる機能があります。これは、PDFが「封筒」のような役割を担ってくれるもの。

複数のファイルを人に送るときは、Zipファイルにまとめてメールに添付したり、クラウドストレージの共有機能を使ったりすることが多いかと思います。

その際に困るのが、メールソフトのセキュリティ制限でZipの送受信が禁止されていたり、クラウドの設定で組織外の人とファイルを共有できなかったりといったケースです。

PDFポートフォリオなら、1つのPDFファイルとして扱われるため、そのような場合の受け渡しのハードルを下げることができます

PDFポートフォリオのつくり方は、 Acrobatの上部「作成」から新規ファイル作成画面を開き「複数のファイル」>「PDFポートフォリオを作成」を選択するだけです。

注目のAIアシスタント機能

勉強会では注目の新機能・AIアシスタントについても語られました。

アメリカでは、すでにAdobe Acrobat内で利用できるAIアシスタントが提供されています。これは、PDFファイルの内容を要約したり、チャットでファイルの内容について質問して回答を得られる機能

日本での提供開始時期は未定とのことですが、利用可能になればさらに便利にPDFファイルを扱えるようになりそうです。

  • https://www.msn.com/ja-jp/news/techandscience/意外と知らないadobe-acrobatのあれこれ-pdfファイルにこんな使い方があったとは/ar-BB1nBKt2?ocid=00000000

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